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展览活动项目管理的五个要素

管理展览项目需要把握五个要素,即工作计划、项目团队、岗位职责、业务流程和过程控制。

项目管理

要素一 制定工作计划

展览项目的工作计划,一般包括项目组织工作方案、项目财务预算和项目业务工作安排三个部分。其中:

项目组织工作方案是战略性的,旨在体现公司管理层的决策意图和重要管理要求。

项目财务预算是项目管理的经济依据,旨在明确经营目标和成本投入金额。

项目业务工作安排涉及项目营运、营销、销售等三个主要业务环节,旨在明确项目的操作细节和团队成员的分工及职责。

对于操作成熟项目的展览公司而言,其年度工作计划的重点是财务预算和业务工作安排。在管理实践中,项目财务预算至关重要,不可或缺,必须见诸文本。这是因为,项目发展的战略思路和管理措施都是服务于经营目标的,编审预算、确立经营目标的全过程也是明晰战略思路和优化管理措施的研讨过程。

项目管理

要素二 组建项目团队

展览项目的团队由项目经理、营销经理和销售代表组成。团队成员人数一般依项目规模而定。

在国内,管理良好的展览公司经营5-10万平方米展览面积的项目,项目团队一般只需十人左右;经营2万平方米以下展览面积的项目,项目团队一般只需2-5人。但管理水平不高的展览公司(其中许多是错误观念导致,留待以后专文讨论)用人往往很多。多用人的项目势必工作效率不高,而且员工待遇也被摊薄。

对于经营稳定的展览公司而言,项目团队成员的流动性很小,组建团队方面的工作不具经常性。但创新意识较强的公司,或者是管理组织发生重大变革的公司如引进战略合作者改为合资公司,再或是新办项目、新收购项目的公司,都会根据经营管理的具体需要,不时更新、调整或组建项目团队。

项目团队是展会生产力、竞争力的核心要素,是展览公司诸多资源中最关键、最活跃的资源。因此,组建并管理好项目团队是展览公司经营管理的大事。

要素三 明确岗位职责

在展览项目团队中,必须明确每个人的岗位职责,既做到各司其职,又促进彼此合作。

明确岗位职责,旨在落实经营管理责任,即明确“经营指标由谁扛”;防止团队成员之间因职责界限不清而产生权责失衡,忙闲不均、彼此失和的消极状况;有利于公司规章制度和业务流程的贯彻执行。

要素四 规范业务流程

展览项目在操作中的业务流程,是与该项目团队成员的岗位职责相辅相成的。光有岗位职责而没有业务流程,岗位职责就会悬空,项目操作就没有统一规范,项目团队就难以形成“一股劲”。

项目团队操作展会的业务流程必须体现专业化水准。而衡量操作是否专业,一要看其业务流程是否先进科学,二要看业务流程能否完整、严格地施行。

在展会操作中,如销售展位而不在销售代表中分配客户资源,如邀请观众而不安排预算或没有具体的技术方法,这就是展览公司业务流程不规范、不先进的具体表现。

有好的业务流程如不能被项目团队全体一致地执行,则反映公司管理者缺乏执行力。

规范业务流程是系统工程,包括流程设计与再造、建立营运、营销、展位销售的业务模块、运用辅助工具(计算机软件)和坚持不懈地培训员工等环节。规范业务流程的过程就是展览公司管理专业化、服务标准化的过程。

项目管理

要素五 掌握过程控制

展览项目从启动操作到展会结束,是一个自成体系的过程。项目管理就是对此进行全程、全方位、全面的控制,以防止过程中可能发生的干扰实现经营目标的外部或内部问题。这一控制是在统合以上四种要素的基础上,以制度化方式应时、应势、应变而实施的。

对于管理者而言,展览项目的过程控制方法一般有三:

一是,根据岗位责任分解经营目标,让项目团队成员人人头上有指标,个个肩上有压力,并在此基础上形成合力;

二是,坚持制度化的调度经营工作,重点是督导销售和邀请观众两项工作的进度;同时,通过日常调度,与项目团队共同克服经营中遇到的困难;

三是,在外部环境发生重大变化,或在内部产生重大危机时,及时有效地应对,防止项目遭遇严重损失或经营目标失控。

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