ERP实施上线之数据准备工作

编辑导语:对应ERP成功的实施,大家最常挂在嘴边的一句话是“三分技术、七分管理、十二分数据”,以此来表达对数据的高度重视;本文作者详细介绍了ERP实施上线前的数据准备工作,我们一起来看一下。

ERP实施上线之数据准备工作

一、企业在上ERP前数据准备工作有哪些?

1. 要准备哪些数据?

我们可以简单地将ERP实施所要准备的数据分为两大类:即静态数据和动态数据。

1)静态数据

简单来讲,就是短期内不会变化的数据,一般指生产活动开始之前要准备的数据,如物料清单、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定等;这些数据在我们系统上线之前就要准备好,但是静态是相对的,也需要定期维护,保持其准确性。

2)动态数据

动态数据一般是指生产经营活动中不断发生、经常变动的数据,如客户的应收账款——当客户购买产品但是没有付款时,应收账款就会增加;当款项收回时,应收账款就会减少,物料在领用时就会减少,采购入库时就会增加;我们在实施ERP系统之初,要输入动态数据的初始值,也就是期初数据,期初数据一旦建立,就需要随时维护。

2. 制定编码规则和完成基础数据收集

在明确有哪些数据要准备后,就可以着手编码了,一个考虑周全的编码体系需要跨部门反复讨论。

不同的数据可能有不同的编码结构,但必须遵询共同的编码原则:

1)唯一性

必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码,一个代码只反映一个编码对象。

2)实用性

编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求,既充分考虑企业发展对信息编码的需求、又兼顾企业的现状。

3)统一的编码结构

编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成。

4)标准化

编码应提高标准化程度,充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合;例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码,邮政编码作为地区编码等。

5)便于ERP系统处理

由于编码将在计算机信息处理系统中得以实现,故编码应当符合数据处理的要求,便于用计算机处理。

6)易用性

编码应尽可能好记易用,所以要在满足要求的情况下尽可能的短小;实际上,编码问题绝不仅仅是一个技术问题,也不只是ERP实施小组的事情——它牵涉到不同的部门,需要考虑管理现状、业务特点、历史数据等方方面面;完成编码规则后,依据编码规则逐条确定静态数据和编码,从而完成整个静态基础数据的整理工作。

3. 期初数据准备和系统上线

由于期初数据反映的是上线那个时间点的数据,因此过早准备是没有意义的,这些事务处理数据都是动态的,每天都在变化。

因此完成期初数据准备需要更精密的时间表,通常会这样安排计划:

  • 根据ERP项目的实施进度,确认上线时间,并进行项目管控。
  • 在上线之前一周内进行全面的库存盘点,并在财务上进行盘盈盘亏处理。盘点时使用新的编码规则。
  • 要求各业务部门在上线之前尽可能处理完未结清的订单和应收应付单据,以减少手工和系统切换的难度,同时也降低日后对账的工作量。
  • 集中人力将静态数据导入或者录入系统。
  • 在上线时点将库存期初、科目余额和未结单据录入系统;可视数据量的多少适当提前或者滞后录入,但要保持系统中的数据与实际情况相符。
  • 在上线后的一个月内,通过核对手工账和实物,检查系统数据是否准确,并查出差异所在,进行调整。

4. 上线后的数据维护

作为—个完整的系统,上线还只是ERP应用的开始;相比前期的痛苦,上线后保持数据的“纯洁”更显得重要。

数据的维护仍是数据维护人员的一项长期而且艰巨的工作,内容主要包括:

1)成立专门的编码维护部门,根据编码规则添加新的编码

由于公司所有业务都是通过调用基础数据来保持同一数据在整个系统中的唯一性,要保持基础数据在系统中的唯一性;我们需要成立一个编码维护部门,统一来添加新的编码,防止编码重复引起信息的错误。

2)指定相应的数据维护人员

上线后,一方面为了适应系统内的数据流转,部分业务流程和操作规程需要调整,数据维护人员要与各数据的源头部门的进行协调;另一方面,系统为了适应企业的实际业务流程和管理需求,需要增加新的数据项或者更改原数据定义等;不仅如此,数据维护人员还要及时处理系统中的异常数据,清理垃圾数据和已经失效的数据,以保证系统数据准确性、完整性和及时性。

3)定期备份ERP系统数据库

针对ERP系统前台操作人员非正常操作和系统管理员错误操纵后台数据系统,以及跨平台转换,硬件系统升级等实际问题,需要对ERP系统数据库进行备份;在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点,最大限度地减少损失,确保系统平稳安全运行。

4)建立一系列相关的规章制度

ERP系统上线以后,要使ERP系统真正发挥出其应有的功效和价值,使ERP能够长久有效的为企业的各项工作服务,需要建立一系列相关的规章制度来保证ERP工作的顺利进行;具体包括:机房安全管理制度、数据维护制度、权限管理制度、应用服务器管理制度、数据访问制度。

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