用时间管理方法,缓解互联网时代的成长焦虑

分享3个时间管理表,摆脱拖延症。

真正厉害的时间管理大师Elon Musk,同时管理着9家大型公司(9家都是对全人类发展有重要推进作用的大公司),他每天连吃饭的时间都严格规定好。

产品和运营每天要处理的事项多,加上与人协同办公、跨部门沟通、开会等,时间可谓产品运营最稀缺的资源。高效管理并合理利用碎片化时间,是产品运营迫切需要解决的问题。

本篇和大家聊聊产品运营必备技能——时间管理能力,用最快上手的时间管理方法,缓解互联网时代成长焦虑。

一、时间管理定义

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标的过程。

二、常用的时间管理方法

1、番茄工作法

番茄工作法,大部分朋友听说过或使用过。它的原理在于将个人时间切割成不同的25分钟,高效利用25分钟完成指定清单任务。借助物件:番茄钟、纸、笔,每25分钟番茄钟响起后休息5分钟,让大脑短暂放松。 

有限时间内“逼”自己绷紧双弦完成任务。完成一项任务,下一件清单立即启动,一个任务的结束,是下一个任务的触发器,如此不少人通过番茄工作法,提高个人碎片化时间的利用效率。

无缝衔接的工作强度(含中途休息5分钟),刚开始使用大部分用户可从容适应,在规定时间内完成任务能让人产生愉悦感,且更有动力进行接下来的时间挑战。

当然也有一定弊端,当你有1次2次没在规定时间内完成任务,容易产生焦虑感,往后完不成任务的次数越多就越焦虑。当一个人被一件事物(时间)打败的次数越多,他就不想再继续坚持。另一种情况则是,当你在全神贯注完成一件事情时,番茄钟响起中途打断思路也是一种困扰。(试验数据显示,一个人思路被打断后,至少需要15分钟时间才能恢复到原来的至佳状态。)

2、滴答清单等时间管理工具

大部分用户喜欢借助外部计时工具管理时间, 如滴答清单、块时间等时间管理工具。 

工具使用在于给每一个事项都设定一个时间,任务开始时按下计时器,到点闹铃提醒表示任务结束。同样地,使用时间管理工具,如果有一两次没在规定时间内完成任务就会变得焦虑,而且在任务实施过程中容易惦记时间(怎么还没到点呀?1小时这么久的吗?导致精神无法高度集中),最后自己变得免疫,时间闹铃提醒也形同虚设。(嘿嘿,很多小伙伴都有过这样的经历吧!!!)

3、四象限法

四象限法颇受职场人喜欢,把每日计划要完成的内容划分到不同象限,四象限分为“紧急且重要”“紧急但不重要”“重要但不紧急”“不重要且不紧急”,同时通过红蓝绿黑4种颜色区分不同类型项目(如紧急事项、工作事项、私人事项、琐碎事项),工作和生活事项一目了然。如下图:

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给每项计划设置好优先级别,每天先处理优先级高的事项再完成低优先级内容。四象限法整体看似较合理,使用起来也存在不足,它仅关注到事项本身的优先级高低,紧急程度,却不能直观获知每个事项需要多少时间完成,是否需要与人协作,今天的时间是否足够完成今天的任务等。

三、适合自己的时间管理才是最好的

最近半年,个人尝试了不同的时间管理方式,不断推翻又不断尝试重来。前人总结的方法已十分精辟实用,然而时间管理没有好坏之分,适合自己的才是最好的。分享几个最近不断迭代的时间管理方法。

3.1 1.0版本——时间计划表

时间管理的1.0版本,我使用了比较简单的时间计划表,每个项目记录的内容只有3项——事项、需要时间、优先级。(跟四象限法有点像,只是展示方式不同,增加了项目需要的完成时间。)

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1.0版本用了一段时间,最大的困扰在于我知道每个任务的优先级和所需时间,但是并不知道项目什么时候启动,项目之间时间是否有冲突?哪些时间需要处理私人项目?如果都依靠大脑记忆,需要占用大脑的记忆存储空间,计划表就显得作用不大了。 

3.2 2.0版本——时间使用清单

“人与人的差距,在8小时外产生。”

个人进步的时间,绝对不是在工作的8小时以内,8小时以外,个人方方面面的能力都可能得到极大的提升。

时间管理2.0版本,加入了不同类型的事项划分,更追求的每个事项花费的时间以及时间占比,并增加了每个事项的起始和结束时间,解决了1.0版本的一些痛点。

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然而2.0版本仍有不足之处,过分强调项目归类,时间线排列混乱不方便查看。 

3.3 3.0版本——日周月年计划表

跟工作考核指标一样,在明确公司战略前期下,平台战略业务战略不言而喻很容易制定。时间管理也一样,在大目标下再拆解每日的小目标,就容易知道该如何利用时间了。时间管理3.0版本,在原有的计划表上对产品做了全面升级改版,时间管理表进化到日周月年计划表。如下:

(1)、年度计划表

确定好年度大目标,子目标就很容易拆解了。 

操作方法:全年进行两次回顾。年中和年终,年中review时可适当调整全年目标。

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(2)、月度计划表

月度计划表根据年度计划表拆分,项目计划既包含生活也包含工作项。 

操作方法:每月最后一天回顾整个月的项目完成情况,及时总结记录项目完成/未完成的原因。

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(3)、周计划

周计划目标要紧凑,注意每周重点提升自己一项能力,不要把杂七杂八的事情堆砌起来就觉得自己进步了不少,能力提升必须要有针对性,拒绝流水账。

操作方法:每周日晚上review一次计划,并制定下周周计划。

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(4)、日计划表

以半小时为统计区间,记录到每个时间段需要完成的项目和内容。我认为一份适合的个人时间管理表,不仅要标明优先级高低,所需时长,还要备注好每项业务的开始&结束时间。当你知道每个项目的开始时间,到点了你就能快速地全身心投入到项目中,更容易进入心流,一旦进入到心流似乎干起活来事半功倍。

每次完成一项任务后,需备注好实际完成时间,通过实际的数据记录和修正,你可以准确的把握每个事项需要的完成时间,更好安排事项。

操作方法:每晚睡前花30分钟,总结今天项目完成情况与质量,并快速制定明天的工作计划。

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四、关于时间管理的几个小建议

时间管理每个人心中都有一杆秤,哪块重哪块轻心底有数,最后再提几个小建议吧。

1、你应该优先处理第二紧急的事情

为什么不是优先处理第一紧急的事情?

拖延症是时间管理最大的敌人。很多时候人不是不能在规定时间内完成任务,只是此刻当下不想干,活生生地将不紧急不重要的任务变成紧急任务。如果你每天都能将第二紧急的事情处理完,那么第二紧急的事情就不会变成明天第一紧急的事项,你就有更多时间去处理其他事情。

每天跟拖延症say no一次吧,长久下来总会改变一些。 

2、快速进入心流

有没有过这样的经历,我按时间计划做事儿了,但是有些事情我不好拿捏完成时间,且我在当下时间对这个项目没啥头绪,结果白白浪费掉几个小时。我的解决办法是,试试自我冥想或者小歇一会,让大脑短暂休息一下,等大脑复苏后快速进入心流。如果大脑一直不复苏怎么办?只能通过刻意练习了! 

3、睡觉前2小时,尽量不运动、不玩手机、不看电视

为什么睡前不运动,不玩手机?因为以上项目会让大脑多巴胺兴奋,容易导致睡前失眠。睡觉前2小时可以通过看书、陪伴家人等行动项,逐渐将大脑的兴奋度降低,放慢思考的步调,进入到适合睡眠的身体状态。

五、书单推荐

最后推荐几个书单,是近期内我看过觉得不错的时间管理方面的书籍。

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如果说越长大越焦虑,那越坚持就越心安。最好的时间管理法不是依靠工具,而靠自我坚持。 

从今天起,尝试一种适合自己的最快上手的时间管理方法,缓解互联网时代的成长焦虑。我们的时间都很宝贵,要花在更有意义更值得的事情上。

就现在,开始行动吧!

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