如何“优雅”地进行职场沟通?

职场沟通的正确心法是什么?

常有人问我,要怎样进行职场沟通?

因为在工作中,如何“优雅”地沟通,非常重要。

前段时间刚好有一件事,是个很好的例子。也有读者问我怎么看。

如何“优雅”地进行职场沟通?

这名员工的回答,出乎意料。但在出乎意料之外,背后其实有很多道理。

问问自己:如果这样的情况发生在你身上,怎么办?

我想和你分享几个关于职场沟通的方法,不管你是下属,还是上级,也许对你都有帮助。

 1 

why,what,how

组织是一个系统,工作之间环环相扣。

所有工作都只是一个“点”,但背后是牵一发而动全身。

每项工作,其实都有三个属性:why,what,how。

我们在工作时,常常只关注到一个点,就是 what——你在干一件什么事。

但是,我们经常忽略了 why,为什么要做这件事,以及忽略了 how,如何做这件事。

只有 what 而没有 why,员工会质疑工作的合理性,甚至会丢失工作的主动性。

他们会说这样的话:

我不知道这项工作有什么意义。我这样做感觉对公司毫无帮助。我感受不到自己的价值。

只有 what 而没有 how,员工的工作效率会降低,影响工作的进度。

他们的表现会是:

出工又出力,但就不出活。即使出了活,效果也很差。

所以为什么说,在一个组织中,要保持信息对称和畅通。当每个人掌握的信息和方法不一样,做事的意愿和效果也就不一样。

因此在职场沟通的时候,每当布置一个 what,你都要下意识地反应,前面还有一个大大的 why,后面还有一个大大的 how。

如果你是领导,把你的想法告诉你的下属,为什么要做这件事。没有任何一个人,希望在充满困惑的环境中工作。

你还应该和他一起讨论工作的方法。你可以用一个“神句”:你觉得呢?

员工会提出自己的想法,你可以知道他是如何思考这个问题的,并且给他一些建议。

如果你是员工,记得弄清楚自己的角色和位置。你的上级可能很忙,忘了告诉你 why 和 how。但是你不能忘,你要去问他,和他讨论。

记住:why,what,how。这几乎是职场沟通的基础。

 2 

“我讲清楚了吗?”

沟通,是一种话语的表达。

而表达,背后反映的是一个人的行为模式。

有些人的话语框架是这样的:

我说得这么明白,你怎么就是听不懂呢!

我对你一片好心,你居然一点都不领情!

我当然问心无愧,你应该好好反思自己!

这些话语背后的模式,其实都暗藏着另一句话:

我没有错。

我苦口婆心,我勤勤恳恳,我任劳任怨,我没有错,都是别人的错。

这种以自我为中心的沟通,应该戒掉。

别人不理解你说的话,不是他没有明白,而是你没有让他明白。

在沟通的时候,应该怎么说呢?

你别说“你听明白了吗?”,而是说“我讲清楚了吗?”

不论是和谁沟通,上级、平级或者下级,你都应该多说这句话,“我讲清楚了吗?”

这句话背后的潜台词是:

如果没有讲清楚,是我的错。是我的责任。

这样的表述,会让人感觉很舒服。让人舒服,是一种难得的能力。因为舒服了,就有更好的情绪。情绪,会影响工作的生产力。

一个人会沟通,会说话,不仅仅是能清晰表达自己的意思,更是能让对方产生好的情绪。

试试看,也许你会有意想不到的收获。

 3 

永远在 ddl 前汇报

我讲清楚了吗?清楚了。好的,那去做吧。

但是,拖延症经常又犯了。

怎么办?

这个时候,常常会设置一个“最后期限”(Deadline)。

周三下午交 PPT 给我。这是 Deadline。

如果 miss 了 deadline,你就自己找一条可以让自己 dead 的 line 吧。

都说 ddl 是第一生产力。所以,噼里啪啦,稀里哗啦,叽里呱啦,可能一个晚上就写好了。

毕竟,谁也不想死啊。

但是,ddl 真的是让你最后一天交吗?

不是。ddl 是最低要求,是最晚最晚不能晚于那天交。

所以,你千万不要等到最后才交。

在职场中,信任是基础。没有信任,就没有协作。

如何建立信任?

最基本的方法,是让人家有“知情权”。

什么是知情权?

就是主动汇报自己的工作进展。

老板,您交代的事情已经在办了。昨天拜访了客户,聊了一个小时。很有收获。我会根据沟通修正一下方案,周三前发邮件给您。有进一步进展,我再向您汇报。

当老板看到这样一条微信,估计只会说一个字:好。

但是这个“好”字背后,是信任。

然后,记得完成你说过的话。“周三前发邮件给您”,那周二下班前,一定,一定要发给老板。

那周三上午9点之前可以吗?

不行。信任,不是让别人先担心,然后在 deadline 的最后10秒钟,解除担心。

所以,永远在 ddl 前汇报沟通你的进展,然后完成你的工作。

 4 

别说“我知道了”

有时候,我们是汇报的人。有时候,我们是收到汇报的人。

你的下属可能会兴高采烈跑来和你说:老板,我们有个客户答应合作了。我想第一时间把这个好消息告诉你。

客户也许在半小时前已经和你通过电话,确认了这次合作。

很多老板听到汇报后,经常会脱口而出:我知道了。

这句话是什么意思?背后的心智模式是什么?

其实是想告诉对方,我知道的比你多,我懂的也比你多。还有一句话,可能他自己都没有意识到:你不要来浪费我的时间。

很多人在心中都有一个 ego,一个深深的自我,始终想和全世界证明自己的聪明,并且想尽一切办法告诉别人,我很聪明。

我根本不需要你来告诉我这个。也不需要听你讲那个。

“我知道了。”

短短四个字,却有着巨大的杀伤力。会让对方觉得自己很愚蠢。

这四个字,千万别说。

那怎么说?

好的。谢谢。

这样就可以了。然后忍住,忍住,不用再说别的了。

好的表示收到了对方的信息。谢谢表示一种善意和感激。

就像收到了一份礼物,不管喜不喜欢,贵不贵重,有没有用,都真诚表示感谢。

礼貌,不失体面。

 5 

同时提出几个选择

在职场中沟通时,不论请示汇报,还是斡旋谈判,记得同时给出几个选择。

或者说,要有“替代方案”。

我举个例子。一段对话。

老板,我有个想法和您聊一聊,您听听看?

你说?

关于下周三的方案,我觉得有三种做法。

第一种,这样这样。第二种,这样这样。第三种,这样这样。

这三种方案,各有优劣,分别是这样这样。

我判断分析下来,建议第一种和第二种,因为这样这样。老板,您看看有什么建议?

如果只能选一个呢?

您曾经说过,我们合作的过程,应该尽可能为客户着想,吃点亏没有关系。我觉得我们可以选择第一种方案。

嗯。我也觉得是。那就去做吧。有什么问题随时和我讨论。

这段对话中,你感受到了什么?

不只是提问题,也要提建议。而且,同时提出两个以上的建议。

这样的沟通方式和句式,你可以慢慢体会。

最后的话

职场沟通,是我们每个人都会面临的问题,如果说有什么心法,应该有两条:

1、凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

2、同理心。站在别人的角度去思考,事情会简单很多。

今天也和你分享了几个方法:

why,what,how;“我讲清楚了吗?”;永远在 ddl 前汇报;别说“我知道了”;同时提出几个选择。

这些方法,也是基于这些心法。

回到一开始的问题,如果你遇到职场沟通的问题怎么办?

不管是上级还是下级,如果用这些方法沟通,相信会更优雅,效果也会更好。

-END-

 

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