提高工作效率的十种方法,学会你也能成长!

工作中的界限到底是什么?它们只是你为保护自己免受过度工作的伤害而建立的生理、情感、心理以及职业上的界限。通过在你的个人和精神空间周围划出一道红线,你可以确保你处在自己控制之中。因此,你将能够:

  • 避免职业倦怠。
  • 防止工作超负荷和透支自己。
  • 界定什么是可接受和不可接受的行为。

与工作有关的界限包括身体、精神、专业和时间的界限。简而言之,通过认可这些并让别人知道,你会更健康、更快乐、更有效率。

提高工作效率的十种方法,学会你也能成长!

但是,如何才能在工作中切实地设定界限呢?这里有十个你应该尝试的技巧。

1.评估你的个人界限

在你建立并传达你的界限之前,你需要留出一些额外的时间来进行自我评估。为什么?因为你需要了解它们是如何影响你的价值观和优先事项的。

打个比方,假设工作中的一段有害关系会干扰你的心理健康或影响你在截止时间前完成任务。那么,你需要找到方法来与他们保持距离。你可以换个时间应对,或者礼貌地让他们知道你的安排很紧,没有时间闲聊。

除了你的工作,你还必须考虑你的个人生活,你的人际关系,以及你生活的激情。

需要一个切入点吗?达纳·吉安塔(Dana Gionta)博士在《从压力到平衡》中简述了一种在工作中建立界限循序渐进的方法。

  • 了解你的极限
  • 意识到你的感受
  • 允许自己设立界限
  • 考虑到你的环境

2.对你的任务进行分类

你是否觉得一天中没有足够的时间来完成所有的事情?如果这个现象反复出现,那么我有一些坏消息要告诉你。你的时间并不是真的紧张,只是没有好好管理时间。

这个问题的根本原因到底是什么?它可能无非是你没有将你的工作按优先级排序而已。

要坚持你的时间表和界限,学习如何根据优先级来安排你的工作任务。而且,像艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)这种方法可能会有用。

它是这样的:最紧急和最重要的任务现在就应该完成,而那些不属于这个类别的任务,可以委托给别人,安排在以后,或直接被淘汰。

3.确定你的非必要任务

杰恩·哈迪(Jayne Hardy)在《创造空间:如何通过设定界限让生活更幸福》一书中写道:“我们工作中做出的每一个决定都涉及后果和妥协。如果我们被要求加班,就会在别处有所取舍,因为我们不可能同时出现在两个地方。”如果我们没有意识到这一点,可能也就没有意识到我们正在做出这种牺牲。

哈迪补充说:“当我们有时间和空间来权衡我们在工作方面可能做出的选择的影响时,预先写好一个‘免谈清单’是很有帮助的。如果我们对加班说 ‘是’,那我们对什么说 ‘不’?甚至,我们到底在对什么说‘是’?”

例如,你同意加班,因为你需要付房子首付或急着买新款产品。又例如,你把你的家庭放在首位,比如从不错过你孩子生日或在他们生病时照顾他们。或者,你的界限可能是需要适当的午休时间来减压和恢复活力。

哈迪说:“我们的‘免谈清单’可能和交流方式有关。也许我们不想通过WhatsApp、短信或社交媒体与我们的工作同事联系,因为我们更愿意与我们亲密的朋友和家人使用这些工具。”

“创建一个‘免谈清单’可以帮我们发现什么对我们来说是重要的,”她接着说。而且,“从这些清单中,我们可以创建、交流和协商自己边界以支持和保护我们个人优先事项。”

4.让大家知道你的界限

向你的同事,甚至你的家人清楚地传达你的界限。然而,要避免一下子设置太多的界限。你应该在你继续练习设置界限时,一次只专注于一个主题,例如知道在哪里划线并执行它。而且,在这一过程中,要注意哪些方法有效,修改那些不可行的,并继续下去。

例子包括:

  • 确保你的团队知道你每天何时签字。
  • 确保你明确规定,除非有紧急情况,否则你不会在非工作时间内回复电子邮件或电话。
  • 向你的团队描述什么才是紧急情况。
  • 在你的电子邮件签名中明确说明你只在特定时间内回复电子邮件。
  • 让大家知道什么是适当的职场谈话,比如制定一条禁止办公室闲谈的规则。

如果界限被侵犯了怎么办?不要害羞,说出来吧。

在你的回应中,讨论你打算如何维持你的界限来支持你自己,也可能是支撑你的团队和你的组织。理想情况下,最好是在有人违反的行为发生后立即这样做,这样可以保持严肃性,而且违反者也能理解重要性。

此外,如果你觉得你的界限没有得到尊重,那么在与他人讨论这个话题时要有同理心。他们可能没有意识到他们的行为会对你产生怎样的影响。而且,他们可能会感激你提醒他们越界了,这样他们可以避免再次犯同样的错误。

5.计划好应对越界行为的措施

执业临床社会工作者、心理治疗师和作家琳达·埃斯波西托(Linda Esposito)在接受“心理中心”采访时表示:“‘这对我来说不行’这句话虽然很简短,但对于设置界限来说很有意义。”

说 “这对我来说不行” 可以让你意识到你的边界可能在被打破,并让你有机会考虑其他选择。

此外,这样可以避免在越界中措手不及。你的即时反应会让你的同事知道在这种情况下已经越过了界限。但是,这也为你赢得了一些时间,如果你需要进一步考虑这个问题。

更重要的是,通过暂停,你可以检查自己,并确定是否存在冲突。而且,如果你需要更多的时间,你可以说:”我会检查我的日程安排,尽快给你答复。”

此外,许多工作场所会有相应的解决冲突的系统。了解公司的政策可以帮助你在发生不当的事情时更快地采取行动。

6.练习说 “不 “的艺术

达蒙·扎哈里兹(Damon Zahariades)在《说“不”的艺术:如何坚守阵地,收回时间精力,拒绝被视为理所当然》一书中写道:“我学到最有价值的一课是,没有人会像我一样小心地保护我的时间或优先考虑我的需求。这可以理解。大多数人的行为都是出于自身利益,他们自然会把自己的优先事项放在别人的优先事项之上。但这也意味着我们每个人都有责任确保自己的个人需求得到满足。”

“没有人会为我们这样做,”扎哈里兹补充说。“此外,重要的是,我们在关注别人的需求之前都会先关注自己的需求。”这能让人感到尴尬吗?也许吧。“但是,当你不断地迎合他人时,允许你的需求得不到满足也是在走向怨恨和痛苦的道路。如果你把自己搞得筋疲力尽,它甚至会成为一个健康问题。”

为了使你更自如地说 “不”,就要确定你应该说 “不”的事情。建议是一些可以委托或外包出去的任务,不健康的习惯,或者与你愿景不符的行为。

这样,你可以通过以下方式练习说 “不 “的艺术:

  • 意识到当你拒绝请求时,你不应该感到内疚或羞愧。
  • 提前计划你的“不”字,比如“周三不开会”。
  • 从小事做起,比如在餐厅拒绝吃甜点。
  • 在做出承诺之前,检查下你的日程表。
  • 使用这样的短语:”欢迎你xxx,我愿意xxx”。例如,一个同事要去外地开会,而他们的车停在店里,他们要求你开车送他们。你可以说,欢迎他们借用你的车,而不是你开车送他们。

7.安排休息和休假时间

从工作中抽空休息感到内疚是正常的。研究表明,内疚和焦虑的感觉会阻止人们在工作中休息。但是,休息也是极其重要的。

休息让你有机会从与工作有关的压力中恢复过来。反过来,这有助于你在一天中表现更好和更有活力。

你应该多久休息一次?这取决于你的昼夜节律或工作场所的规定。不过,一般来说,建议你在工作52分钟后休息17分钟。

如果你是那种忘记休息的人怎么办?在你的在线日历中放上提醒,提醒你伸个懒腰,出去走走,或者吃点点心。

同样地,利用好假期时间。这是你自己挣来的,不是吗?更重要的是,研究表明,休假可以减少压力、焦虑和心脏病的患病率。此外,休假也可以提高你的生活满意度和做事效率。

8.关闭电源

当你完成一天的工作后,一定要拔掉电源。毕竟,实现健康的工作和生活平衡需要你自己兑现承诺。但是,这到底需要什么呢?

其实,就像专注于你最重要的工作任务一样,当你不在工作时间时,你也需要全神贯注。举个例子,如果你和你的家人一起吃晚饭,你就不要回复与工作有关的信息了。这也意味着你不要因为你接受了一个线上会议(即使在周六)就在朋友的生日聚会上迟到。

如果可以的话,那些时间尽量不要使用工作用的设备。你可以少花点时间查看工作用的的手机,只是举例,不是必须。

另外,你可以在工作中使用这一策略。如果你真的需要将100%的精力和注意力投入到一项任务中,请关掉你的手机。这不仅可以防止你分心,而且让人联系不到也意味着其他人无法打破你的界限。

如果你不能完全关闭电源怎么办?你至少可以让你的笔记本电脑或手机上的通知保持静音。

9.为他人提供保障或替代方案

Ama La Vida首席执行官兼联合创始人妮可·伍德(Nicole Wood)表示:“这件事是关键,也是我们认可对方劳动成果的第一步。我无法告诉你有多少次有人向我汇报出了什么事,或者不知所措丢了一个球就让我去捡。”生活一直在继续,每个人都应该有工作之外的生活。

“我所希望的是,如果你有时不能做一些通常会落到你头上的事情,你就要主动帮助我找到一个替代的解决方案,这样我就不会陷入困境。”例如,你可以请另一个团队成员来代替你的缺席。或者,也许你可以 “提前计划并在其他时间完成一项任务”。因此,”你可以优先考虑其他对你来说很重要的、你需要时间去做的事情”。

当有事情突然出现时,比如在重要事件面对客户的会面请求时,与其说“不行,对不起,我不能在那个时间和你见面”,不如提供一个替代方案。例如,你可以说,“我在那个时间不能参加会议,但布鲁克的风格与我非常相似,很适合我这次的位置”。另外,如果客户愿意的话,我们也可以讨论在其他时间再见面。

伍德说,这是处理这种情况非常有效的方法。怎么说呢?它既清楚地明确了你的界限,同时也提供了“告诉你如何继续下去的几个很好选择”。

10.准备好应对破坏边界的行为,做好突破边界的准备

在某些时候,不可避免地会有人侵犯你的边界。你可以通过想象边界被越过的情况,然后决定采取什么行动来准备。

例如,假设你在周六的会议上收到一封电子邮件,要求召开紧急会议或被要求尽快完成任务。计划好你的反应,然后付诸实践。你打算立即回应它吗?或者,你会等到星期一吗?你会提醒他们你的底线吗?还有,有什么可以推荐的替代方案吗?

试着回答这些问题,当你有一个恰当的计划时,就可以防止被情绪所左右。

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